AIに会社のことを話して大丈夫？――心配な方へ、正直に答えます

「便利そうだけど、会社の内情をAIに話すのは、ちょっとこわい」

この感覚をお持ちの方へ。最初に言っておきます。その警戒心は、正しいです。会社の情報を軽々しくどこかに書き込むべきではありませんし、「大丈夫ですよ」の一言で流すような話でもありません。

だからこの記事では、営業トークを抜きにして、仕組みと方針を包み隠さず説明します。読んだうえで、判断してください。

そもそも「書かない」ものを決めています

いちばん大事な安全対策は、暗号がどうという難しい話の前にあります。危険なものは、最初から書かない。これです。

たとえば「ネットバンキングのパスワードは、金庫の黒いノートにある」とだけ残す。これなら、万一誰かに読まれても、金庫を開けられない限り実害はありません。家の鍵を玄関マットの下に置かず、「鍵のありか」だけを家族に伝えるのと同じ発想です。

あなたの記録は、あなた専用の部屋に入る

次に、話した内容がどこに置かれるか。

記録は、暗号化された通信（銀行のネットバンキングと同じ仕組み）で送られ、サーバーの中のあなた専用の場所に保管されます。ほかの利用者から見えることはありませんし、会員ごとに部屋が分かれた貸金庫のような作りです。

また、AIはあなたが話しかけたときに、その整理のためだけに内容を読みます。整理係のようなもので、勝手にどこかへ持ち出すことはありません。

「見せる相手」を、項目ごとに選べます

会社の記録には、家族に見せたい話、従業員に見せたい話、自分だけに留めたい話が混ざっています。

そこで、記録は項目ごとに「家族向け」「事業関係者向け」「個人・限定」と分けて残せるようにしました。従業員の給与の考え方は家族向けに、日々の作業手順は事業関係者向けに、という仕分けです。誰に何を見せるかの主導権は、常にあなたにあります。

それでも心配なものは、入れなくていい

ここまで読んでも「これは書きたくないな」というものが、あなたの中にあるかもしれません。

それで構いません。心配なものは、入れないでください。

会社のおまもりは、全財産目録を作るサービスではありません。請求のやり方、機械のクセ、取引先との付き合い方、あなたの考え方――そうした「日々の知恵」だけでも、家族と従業員にとっては十分すぎる宝です。安心して書ける範囲から始めて、信頼できると感じたら少しずつ広げる。その順番で、まったく問題ありません。

作っている私たちも、同じ立場の中小企業です

最後に、ひとつだけ自己紹介をさせてください。このサービスを作っているのは、宮崎県の有限会社クリンシアという、従業員数名の会社です。大企業ではありません。皆さんと同じように、社長の頭の中に会社のすべてが入っている、当事者です。

だからこそ、「自分の会社の記録を預けるなら、どこまでの守りが必要か」を、自分ごととして考えて作りました。私たち自身が毎日使っているサービスです。

警戒しながらで結構です。まずはお試しで、当たりさわりのない話から。器が信頼に足るかどうか、あなたの目で確かめてください。

安心して始めるための、3段階

最後に、警戒心の強い方（つまり、しっかりした方）のための始め方を提案します。段階を追えば、リスクを自分の目で確かめながら進めます。

第1段階：差しさわりのない話だけで試す。「うちの会社の営業時間」「ゴミ出しの曜日」「コピー機の紙の場所」。漏れても誰も困らない話題で、AIとの会話の感触と、整理のされ方を確かめてください。この段階では、失うものが何もありません。

第2段階：仕事の知恵を入れていく。請求の流れ、段取りのコツ、取引先との付き合い方。ここが本領です。個別の金額や契約条件は、ぼかして書くこともできます（「単価は見積フォルダ参照」のように）。

第3段階：保管場所の地図を作る。「実印は自宅の金庫」「通帳は事務所の耐火金庫」「パスワード帳は◯◯」。中身は書かず、ありかだけ。この一覧があるだけで、もしもの日の家族の苦労が半分になります。

どの段階で止まっても構いません。第1段階のままでも、会話の練習になります。第2段階まで来れば、会社の取扱説明書として十分機能します。あなたの警戒心のペースで、どうぞ。信頼は、こちらが時間をかけて積み上げるものだと思っています。

この記事のまとめ

信頼してくださいとは言いません。確かめてください、と言います。差しさわりのない話から始めて、器の出来をあなたの目で見てから、大事な話を預けるかどうか決めればいい。慎重なあなたのペースに、このサービスは合わせられます。作っているのが同じ中小企業の当事者だからこそ、その順番の大切さを分かっているつもりです。

疑いながら試す。それが、道具との正しい付き合い方だと思います。あなたのその慎重さは、会社を何十年も守ってきた立派な能力です。どうぞそのままで、お越しください。あなたの会社の記録が安心して眠れる場所を、私たちは用意して、お待ちしています。