「8月の賞与、忘れてた！」をなくす――会話から勝手に育つ会社カレンダー

会社には、「毎年」「毎月」の決まりごとが意外なほどたくさんあります。

そして、これらを覚えているのは――多くの会社で、社長の頭だけです。

「思い出す係」を、ずっとひとりでやっていませんか

家族の誕生日は、カレンダーに書いてあれば忘れません。逆に言うと、どこにも書いていない予定は、思い出せるかどうかが運まかせになります。

社長は、会社の「思い出す係」を何十年もひとりで務めています。手帳に書く几帳面な方もいますが、手帳は毎年変わりますし、手帳を見る習慣そのものを忘れる日もあります。

そして忘れた日のダメージは、けっこう大きい。賞与の準備が遅れれば従業員さんの信頼に響き、メンテナンスを飛ばせば機械は止まり、更新を忘れた保険は、いちばん困る日に効いてくれません。

会話の中の「毎年◯月」を、AIが拾って覚える

「会社のおまもり」には、カレンダー機能があります。ただし、ふつうのカレンダーと決定的に違う点がひとつ。予定を入力しなくていいのです。

先日、開発中にこんなことがありました。日記に「毎年12月10日ごろから取引先にカレンダーを配り始める」と書いたら、AIが予定として登録したうえで、メモ欄に「忘れやすいため、11月下旬に準備状況を確認」と書き添えたのです。頼んでいないのに、先回りして。こういう相棒が欲しかったわけです。

時期が来たら、向こうから知らせてくる

登録された予定は、その時期が来ると、アプリを開いた瞬間に向こうから知らせてきます。画面の上に「🔔 いまの時期にやること：夏の賞与」と出て、済んだら「確認した」を押すだけ。来年になれば、また知らせてくれます。

ポイントは、「思い出す係」をAIに引き継げることです。あなたが覚えておく必要も、手帳を見返す必要もありません。忘れっぽくなったと嘆く必要もない。忘れても大丈夫な仕組みを持てばいいのです。

会社の一年を、次の人に渡せる形に

この会社カレンダー、じつは「もしも」の備えとしても大きな意味があります。

会社の一年のリズム――いつ何を仕込み、いつ請求し、いつ機械を休ませ、いつ人をねぎらうか――は、社長が長年かけて体で覚えた財産です。頭の中にある限り、それは誰にも引き継げません。

カレンダーの形になっていれば、話は別です。あなたに万一のことがあっても、残された人は「今月やるべきこと」を画面で確認できます。会社の一年が、そのまま次の人の手に渡るのです。

やることは、いつも通り話すだけ。「毎年」「毎月」という言葉を、AIが聞き逃さずに覚えていきます。あなたの会社の一年を、少しずつカレンダーに写していきましょう。

まず入れておきたい「定番の予定」チェックリスト

最初の一歩に、多くの会社に共通する定番の予定を挙げておきます。当てはまるものを、AIとの会話でひとことずつ話してみてください。

最後のひとつは冗談ではありません。「入社して10年か、ありがとう」の一言が言える社長と言えない社長では、従業員の定着が違ってきます。こういう「人間らしい予定」こそ、忘れがちで、忘れたくないものです。

コツは、一度に全部入れようとしないこと。思い出した順で大丈夫です。何かの折に「そういえば毎年◯月にあれをやるんだった」と口にすれば、AIが拾います。1年たつころには、あなたの会社の一年が、そっくりカレンダーに写っているはずです。

この記事のまとめ

「思い出す係」を何十年も務めてきた頭に、そろそろ休みをあげませんか。忘れっぽくなることを心配するより、忘れても大丈夫な仕組みを持つほうが、ずっと建設的です。まずは賞与と請求のしめ日あたりから、いつもの会話の中で口にしてみてください。AIは、あなたの「毎年」を聞き逃しません。そしてその瞬間から、あなたの会社のカレンダーは、あなたの頭の外でも回りはじめます。

手帳の買い替えも、書き写しも、もう要りません。会社の一年は、話した分だけ、来年も再来年も、自動で巡り続けます。「あ、忘れてた」という冷や汗と、そろそろお別れしましょう。

予定を覚える力は年齢とともに変わっても、仕組みは変わりません。会社の一年を仕組みに乗せた社長から順に、枕を高くして眠れるようになっていきます。あなたの「毎年」も、今日からAIに預けてしまいましょう。忘れない会社は、それだけで信頼されます。