「引き継ぎ書」という書類があります。人が辞めるとき、異動するときに、あわてて書くアレです。
アレ、不思議だと思いませんか。何年もかけて覚えた仕事を、辞める間際の、いちばんバタバタしている数週間で紙にまとめる。いちばん時間がないときに、いちばん時間のかかる作業をするのが、日本の引き継ぎの習慣です。
今日は、この習慣がなぜうまくいかないのか、そして「引き継ぎ書」と「取扱説明書」は何が違うのか、という話です。
夏休み最終日の宿題と、同じことが起きる
辞令が出てから書く引き継ぎ書は、夏休み最終日の宿題に似ています。
時間がない。気持ちは次のことに向いている。とにかく「終わらせること」が目的になる。だから、出来上がるものはこうなります。
・業務の一覧表（項目名だけで、やり方は書いていない）
・パソコンのフォルダの場所（開いても意味がわからない）
・「詳細は◯◯さんに確認」（その◯◯さんも詳細を知らない）
・そして最後の一行、「何かあれば連絡ください」
責める気はありません。数週間で30年分は書けないのですから、こうなるのが当然なのです。問題は書く人ではなく、「間際にまとめて書く」という段取りそのものにあります。
引き継ぎ書と取扱説明書の、3つの違い
ここで、言葉を整理します。「引き継ぎ書」と「会社の取扱説明書」は、似ているようで別物です。違いは3つ。
違い1：書くタイミング。引き継ぎ書は「終わりが決まってから」書く。取扱説明書は「ふだんから」書きためる。夏休み最終日の一夜漬けと、毎日の授業ノートの違いです。
違い2：内容の深さ。間際の引き継ぎ書は「何をやるか」の一覧で精一杯。ふだんから育てる説明書には「どうやるか」「なぜそうするか」「過去にどんな失敗があったか」まで入ります。仕事で本当に必要なのは、この深い部分です。
違い3：役に立つ期間。引き継ぎ書は引き継ぎが終われば読まれなくなります。取扱説明書は、新人教育に、日々の「あれどうだっけ」に、そしてもしもの日に、ずっと働き続けます。
「ふだんから」を可能にするのは、仕組みだけ
「ふだんから書きためるのが正解」――そんなことは、みんな薄々わかっています。でも、できない。なぜなら、ふだんは忙しいからです。日々の仕事の合間に、机に向かって文書を書く時間なんてありません。
だから、根性ではなく仕組みで解決します。ポイントは2つです。
1つ、書く時間をゼロにする。「会社のおまもり」なら、仕事の合間の5分、マイクに向かって話すだけ。清書はAIの仕事です。
2つ、きっかけを日常に埋め込む。何か珍しいことがあった日――トラブルを直した日、新しい段取りを試した日――に、ひとこと話す。「できごと日記」がそのまま説明書の材料になります。
この2つがそろうと、「引き継ぎ書を書く」という重い仕事が消えて、働いているだけで引き継ぎが育っていく状態になります。授業を受けながらノートが勝手にたまっていくようなものです。
「いつでも引き継げる会社」は、いちばん強い
ふだんから説明書が育っている会社は、面白い状態になります。誰がいつ抜けても、引き継ぎ書をあわてて書かなくていいのです。もう書いてあるのですから。
これは、退職や異動のときだけの話ではありません。
急な入院。産休や育休。介護での長期休み。人生には、予告なしに人が抜ける場面がいくらでもあります。「いつでも引き継げる」は、そのすべてに効く保険です。そして面白いことに、この状態の会社は、誰も抜けていない平常時もラクなのです。質問が減り、教育が早くなり、休みが取りやすくなる。
「引き継ぎは辞めるときにやるもの」という常識を、一度ひっくり返してみてください。「引き継ぎは毎日ちょっとずつ終わらせておくもの」。この考え方に切り替えた会社から、強くなっていきます。
社長の「引き継ぎ書」は、誰が書くのか
最後に、いちばん大事な話です。従業員には引き継ぎ書を書かせる会社でも、社長の引き継ぎ書だけは、誰も書いていません。
社長には辞令が出ないからです。定年もありません。だから「書くきっかけ」が永遠に来ない。でも、会社でいちばん多くのことを抱えているのは、間違いなく社長です。いちばん大きな荷物だけが、引き継ぎの習慣から抜け落ちている――これが多くの会社の現実です。
社長の辞令は、ある日突然、健康や運命が出します。そのときに引き継ぎ書はもう書けません。だからこそ、社長の引き継ぎは「ふだんから話しておく」の一択なのです。
よくある質問
「今まさに退職者が出ます。間際ですが、どうすれば？」――間際なら間際なりの最善手があります。紙に書かせるのではなく、残りの日々で「話してもらう」ことです。後任者と2人でAIの前に座り、仕事の話を録っていく。書く時間を全部話す時間に回せば、同じ期間で残せる量が数倍になります。そして今回の反省を、次の「ふだんから」の始まりにしてください。
「従業員に『ふだんから話して』と頼むのは、監視みたいで気が引けます」――目的の伝え方がすべてです。「あなたの仕事を見張るため」ではなく「あなたが休みやすくするため、あなたの仕事を会社の宝として残すため」。実際、記録が育つと本人がいちばんラクになります。質問攻めが減り、休みが取りやすくなり、引き継ぎの重圧から解放されるのですから。
「引き継ぎ書のテンプレートを配るのとは、何が違うのですか」――テンプレートは「書くこと」を前提にした道具なので、忙しい現場では結局書かれません。話すだけの仕組みは、書くという工程そのものをなくします。埋まらないテンプレートより、たまっていく会話。これが一番の違いです。
この記事のまとめ
・辞令が出てから書く引き継ぎ書は、夏休み最終日の宿題。浅くなるのが当然
・引き継ぎ書は一夜漬け、取扱説明書は毎日のノート。深さと寿命が違う
・話すだけ＋日常のできごとをきっかけにすれば、働きながら引き継ぎが育つ
・社長には辞令が出ない。だから社長こそ「ふだんから」の一択
次に誰かの退職であわてる前に、そして自分自身の「突然の辞令」が来る前に。今日の5分から、毎日育つ引き継ぎを始めてみませんか。
