ご自宅の炒飯器を思い浮かべてください。買ったとき、箱の中に説明書が入っていましたよね。3千円の扇風機にも、テレビのリモコンにも、説明書は付いてきます。
では、質問です。あなたの会社に、説明書はありますか？
従業員がいて、取引先があって、お金が動いて、機械があって、何十年分の歴史がある。炒飯器の何百倍も複雑な「会社」という機械に、説明書がない。考えてみると、これはかなり不思議なことです。
説明書は、「困ったときに開くもの」
説明書って、ふだんは開きませんよね。炒飯器の説明書を毎晚読む人はいません。
開くのは、困ったときです。エラー表示が出たとき。内釜のパッキンを替えたいとき。引っ越しで設定をやり直すとき。「どうすればいいか分からない」その瞬間に、説明書は宝物になります。
会社の説明書も同じです。ふだんは誰も読まなくていい。でも――
・社長が急に入院した日
・経理の担当者が退職した月
・新しい従業員が入ってきた朝
・「あの書類どこ？」と全員が探し回った午後
こういう「困った瞬間」に、開けば答えが書いてある場所があるかどうか。それが、止まる会社と止まらない会社の分かれ目になります。
会社の説明書には、どんなページが要るのか
家電の説明書に「各部のなまえ」「使い方」「お手入れ」「困ったときは」というページがあるように、会社の説明書にも定番のページがあります。
・主要連絡先――困ったとき、誰に電話すればいいか
・毎月やること――請求、支払い、点検などの繰り返し仕事
・請求・入金のルール――どこに、いつ、いくら、どうやって
・止めたら困ること――これだけは絶対に続けること
・書類とパスワードの保管場所――もの探しで一日つぶさないために
・注意点とコツ――「あの機械は3分あたためてから」のような知恵
ポイントは、パスワードそのものは書かないこと。「どこに保管してあるか」だけを残します。説明書は人に見せるものだから、金庫の中身ではなく、金庫の場所を書くのです。
紙のマニュアルが挫折する、2つの理由
「よし、うちも作ろう」と厚いファイルを買ってきた方。ちょっと待ってください。紙のマニュアルには、昔から2つの弱点があります。
1つめは、作るのが大変すぎること。白い紙を前に「さて、何から書こう」と考えているうちに、電話が鳴って、それっきり。よくある光景です。
2つめは、すぐ古くなること。会社は生きものなので、取引先も、やり方も、値段も変わります。去年作ったマニュアルは、今年はもう半分うそになっている。そして誰も直さない。「あのファイル、どこにあったっけ？」となって終わりです。
つまり、紙の説明書は「作るのも大変、育てるのも大変」なのです。
だから、「話せば育つ説明書」を作りました
「会社のおまもり」は、AIとおしゃべりするだけで説明書ができるサービスです。書くのはAIの仕事。あなたは、思いついたことを話すだけです。
使い方は、本当にこれだけです。
「A社への請求は月末締めの翌月10日払いでね」と話せば、AIが「請求・入金」のページに清書します。「あの機械は動かす前に3分あたためる」と話せば、「注意点」のページへ。あなたが目次を考える必要はありません。
しかも、この説明書は古くなりません。やり方が変わったら、また話すだけ。「A社の支払い、来月から20日締めに変わったよ」と言えば、AIが古い記述を新しい内容に書き直します。紙のファイルと違って、いつ開いても「今日の会社」が書いてあるのです。
説明書ができると、毎日が少しやさしくなる
会社の説明書は、「もしも」の日のためだけのものではありません。
新しい従業員に、同じ説明を3回しなくてよくなります。「社長、あれどうします？」の質問が減ります。家族が「会社のことが何も分からない」という不安から解放されます。そして社長自身も、頭の中を全部預けた安心感で、少しだけ肩の力が抜けます。
炒飯器にすら説明書があるのです。あなたが人生をかけて育ててきた会社に、説明書がないままで、いいはずがありません。
今日から、話すだけで作りはじめられます。
よくある質問
「説明書は、誰が読めるのですか？」――あなたが決めた人だけです。項目ごとに「家族向け」「事業関係者向け」「個人・限定」と分けて残せるので、家族に見せたい話と、従業員に見せたい話を仕分けできます。会社の外の人が勝手に読むことはできません。
「AIに会社の情報を話して、漏れたりしませんか？」――データは鍵のかかったサーバーに、あなた専用の場所を作って保管します。また、パスワードや口座番号そのものは最初から書かない方針です（「どこに保管してあるか」だけを残します）。それでも心配な情報は、無理に入れる必要はありません。入れられる範囲だけでも、説明書は十分に役立ちます。
「紙でも残せますか？」――できます。たまった説明書は、いつでも印刷したり、文書ファイルとして保存したりできます。「もしもの日」に家族がパソコンを開けなくても、机の引き出しに紙の一冊があれば安心、という使い方もおすすめです。
「何から話せばいいですか？」――迷ったら、「明日から自分が1か月休むとしたら、いちばん困ることは何だろう？」と考えてみてください。最初に浮かんだそれが、説明書の1ページ目に書くべきことです。
「三日坊主にならないか心配です」――大丈夫です。毎日話さなくても、思い出した日にひとこと話すだけで、説明書は少しずつ育ちます。日記と違って「毎日書かなきゃ」というノルマはありません。ゼロの日が続いても、たまった分は一生消えずに残ります。
