まずは「会社の電話帳」だけでも今日作るべき理由

「会社の記録を残しましょう」と言われて、腰が重くなる気持ちは、よくわかります。全部を残すのは大ごとに聞こえますから。

そこで今日は、思いきり的を絞ります。まず「会社の電話帳」だけ作りませんか、という提案です。

電話帳。つまり、「困ったときに、誰に電話すればいいか」の一覧。地味です。でもこの1ページが、会社の備えの中で、いちばん費用対効果が高いのです。

困りごとの9割は、「電話1本」で動き出す

会社で起きるトラブルを思い出してください。水漏れ、機械の故障、パソコンの不調、車の事故、お金の疑問。

これらのトラブル、社長のあなたはどう解決していますか。実は、自分の手で直すことは少ないはずです。やっているのは、「正しい相手に、電話をかける」こと。水道屋の山田さん、機械メーカーの窓口、保険の担当さん、税理士の先生。

つまり、社長の危機対応力の正体は、かなりの部分が「頭の中の電話帳」なのです。逆に言えば、この電話帳さえ共有されていれば、社長がいなくても、困りごとの9割は動き出します。誰かが正しい相手に電話をかけられるからです。

電話番号だけでは、半人前。「ひとこと」を添える

ここで大事なコツをひとつ。電話帳には、番号だけでなく「ひとことメモ」を付けてください。これで値打ちが3倍になります。

おわかりでしょうか。番号は調べればわかります。でも「夜でも出てくれる」「機械番号は右下のシール」「月末は避ける」は、あなたしか知らない知恵です。電話帳のふりをした、立派な会社の取扱説明書なのです。

作り方：しゃべれは10分で終わる

「会社のおまもり」での作り方は、例によって話すだけです。AIに「困ったときの連絡先を残したい」と言って、思いつく順にしゃべってください。

この調子で10分。AIが相手ごとに整理して、きれいな一覧に清書します。あとから「そういえば」と思い出したら、その都度ひとこと追加すればいい。

ポイントは、完璧を目指さないことです。思いついた5件だけでも、ゼロとは天と地の差。電話帳は、育てていくものです。

最初の一歩に「電話帳」を勧める、本当の理由

実は、電話帳から始めることを勧めるのには、隠れた狙いがあります。

狙い1：すぐ役に立つから、続く。電話帳は作ったその週から使われます。「社長、コピー機の窓口どこでしたっけ」「電話帳見て」――この体験が早く来るほど、記録の習慣は根付きます。

狙い2：家族への効果が大きい。もしもの日、家族がいちばん最初に困るのは「誰に相談すればいいのか」です。税理士の先生、保険の担当、メインバンクの支店。この数件が書いてあるだけで、家族は最初の一歩を踏み出せます。

狙い3：話すことへの抵抗が消える。電話帳づくりでAIとの会話に慣れると、「なんだ、この調子で話せばいいのか」とわかります。そこから先、仕事の手順や判断基準の記録へと、自然に広がっていきます。

山登りと同じで、最初の一歩は軽いほどいい。電話帳は、会社の記録という山の、いちばん登りやすい登山口なのです。

今日の10分でできる、チェックリスト

最後に、電話帳に入れたい連絡先のチェックリストを置いておきます。全部でなくていいので、当てはまるものから話してみてください。

ぜんぶ埋まれば、それはもう会社の緊急対応マニュアルです。まずは5件。今日の10分で、会社の守りは目に見えて変わります。

よくある質問

「スマホの連絡先に全部入っていますが、それではだめですか」――あなたのスマホは、あなたにしか開けません。ロックがかかっていますし、かかっているべきです。つまりスマホの連絡先は「社長専用の電話帳」であって「会社の電話帳」ではないのです。それに、スマホには「夜でも出てくれる」「月末は避ける」といったひとことメモまでは入っていないはずです。

「事務所に紙の一覧を貼っていますが、それで十分では？」――紙の一覧は素晴らしい第一歩です。弱点は2つだけ。古くなっても誰も気づかないことと、事務所にいないと見られないことです。「会社のおまもり」に入れておけば、更新は「番号変わったよ」とひとこと話すだけ、現場からでも家からでも見られます。紙は印刷し直して貼り替えれば、両方のいいとこ取りです。

「取引先の連絡先を従業員に見せるのは少し心配です」――見せる範囲は選べます。記録には「事業関係者向け」「家族向け」「個人・限定」の区分があるので、従業員に見せたい連絡先と、家族にだけ残したい連絡先（銀行の担当者など）を分けて残せます。主導権はあなたにあります。

この記事のまとめ

大きな備えは、小さな一覧から。今日はまず、あなたの頭の中の電話帳を、会社の電話帳にしてあげてください。